தொலைதூர வேலைகளின் அதிகரிப்புடன், ஆவணப் பணிப்பாய்வுகள் பெரும்பாலும் அலுவலகத்தில் இருப்பதை விட மிகவும் சிக்கலானதாக இருக்கும், அங்கு நீங்கள் உள் சேவையகத்தில் கோப்புகளை சேமித்து, ஒப்பந்தங்களை அச்சிட்டு, மண்டபத்திற்கு கீழே நடக்கிறீர்கள்.
இருப்பினும், அந்த சூழல் இனி இருக்காது.
இப்போது, நகரங்கள், நாடுகள் மற்றும் நேர மண்டலங்களில் குழுக்கள் வாழ்கின்றன மற்றும் வேலை செய்கின்றன. தொலைதூர பணியாளர்கள் வாடிக்கையாளர்களுடன் ஒத்துழைக்கிறார்கள், அவர்கள் ஒருபோதும் நேருக்கு நேர் சந்திக்க மாட்டார்கள், ஆனால் ஒப்பந்தங்கள், முன்மொழிவுகள் மற்றும் அறிக்கைகள் போன்ற காகிதத்தில் மட்டுமே.
இந்த சூழலில், ஆவண மேலாண்மை என்பது ஒரு பின் சிந்தனை அல்ல, ஆனால் உற்பத்தித்திறனின் முக்கிய அங்கமாகும்.
ரிமோட் ஆவண மேலாண்மையின் புதிய உண்மை
ரிமோட் வேலை என்பது ஒரு ஆவண மாற்றங்களின் நோக்கம். கூட்டங்கள் மற்றும் இணைந்த ஒத்துழைப்புகளுக்கு ஆதரவை வழங்குவதற்குப் பதிலாக, ஆவணங்கள் பெரும்பாலும் விநியோகிக்கப்பட்ட பார்வையாளர்களுக்கு முடிவுகள் மற்றும் அறிவுறுத்தல்களை வெளிப்படுத்தும் சுயாதீன தகவல்தொடர்புகளாகும்.
விநியோகிக்கப்பட்ட அணிகள் மற்றும் ஒத்திசைவற்ற வேலை
பல தொலைதூர அணிகள் ஒத்திசைவின்றி வேலை செய்கின்றன; எனவே, ஐரோப்பாவில் உள்ள ஒரு வடிவமைப்பாளர், அமெரிக்காவில் உள்ள வாடிக்கையாளர் அதை மதிப்பாய்வு செய்யத் தொடங்குவதற்கு சில மணிநேரங்களுக்கு முன்பு வரைவுக்கான திருத்தத்தை முடிக்கலாம்.
முறையான கோப்பு அமைப்பு, பதிப்பு மற்றும் ஆவணப்படுத்தல் ஆகியவற்றால் சிக்கல் தீர்க்கப்படுகிறது, இது குழுக்களிடையே நிலையான நிகழ்நேர தொடர்பு இல்லாமல் வேலை செய்ய அனுமதிக்கிறது.
இந்த அமைப்புகள் இல்லாமல், ரிமோட் டீம்கள் ஆவணங்களைத் தேடுவதற்கு அல்லது பதிப்புகள் மூலம் வரிசைப்படுத்துவதற்கு அதிக நேரம் செலவிடும்.
ஃப்ரீலான்ஸர் பொருளாதாரம் மற்றும் எல்லை தாண்டிய ஒத்துழைப்பு
ஃப்ரீலான்ஸர்கள் இன்று பல நிறுவனங்களுக்கு மையமாக உள்ளனர். சில நிறுவனங்கள் வடிவமைப்பு, மேம்பாடு, சந்தைப்படுத்தல், ஆலோசனை மற்றும் பிற செயல்பாட்டு பகுதிகளுக்கு ஃப்ரீலான்ஸர்களைப் பயன்படுத்துகின்றன.
ஒவ்வொரு ஒத்துழைப்பிலும், பங்கேற்பாளர்களிடையே ஒப்பந்தங்கள், NDAகள், இன்வாய்ஸ்கள், திட்டச் சுருக்கங்கள் மற்றும் டெலிவரிகள் உட்பட பல ஆவணங்கள் அனுப்பப்படுகின்றன.
அவர்கள் பெரும்பாலும் நிறுவனத்திற்கு வெளியே உள்ள கூட்டுப்பணியாளர்களுடன் நெருக்கமாக வேலை செய்கிறார்கள், எனவே ஆவணங்களை எளிதாக அணுகவும், பகிரவும் மற்றும் முடிக்கவும் வேண்டும்.
ரிமோட் குழுக்களில் ஆவண மேலாண்மை சிக்கல்கள்
கிளவுட் செயல்முறைகள் பெரிதும் மேம்பட்டுள்ளன, இன்னும் மூன்று முக்கிய சிக்கல்கள் இன்னும் பல குழுக்களின் ஆவணப் பணிப்பாய்வுகளைப் பாதிக்கின்றன.
பதிப்பு குழப்பம்
ஆவண நகல் மிகவும் பொதுவான பிரச்சனைகளில் ஒன்றாகும். “தி ஸ்டேட் ஆஃப் எஸ்எம்பி டாகுமென்ட் மேனேஜ்மென்ட்” என்ற ஜெராக்ஸ் அறிக்கையின்படி, சிறிய மற்றும் நடுத்தர வணிகங்களில் உள்ள 46% பணியாளர்கள் திறமையற்ற காகித செயல்முறைகளில் ஒவ்வொரு நாளும் நேரத்தை வீணடிக்கிறார்கள், தகவல் மற்றும் சரியான ஆவணப் பதிப்பைத் தேடுவதில் அதிக நேரத்தையும் முயற்சியையும் செலவிடுகிறார்கள்.
முன்மொழிவு அனுப்பப்பட்டுள்ளது. பெறுநர் பதிவிறக்கம் செய்து, முன்மொழிவைத் திருத்துகிறார் மற்றும் செய்தியிடல் பயன்பாடு மூலம் திருப்பி அனுப்புகிறார். ஒரு சக-பணியாளர் முந்தைய பதிப்பில் பல கோப்புகளை மேலெழுதியுள்ளார், இதன் விளைவாக பல ஒத்த கோப்பு பெயர்கள் உள்ளன.
பதிப்புக் கட்டுப்பாடு இல்லாமல், சமீபத்திய ஆவணப் பதிப்பைக் கண்டறிய குழுக்கள் நேரத்தை வீணடிக்கலாம்.
மெதுவான ஒப்புதல்கள் மற்றும் கையொப்பங்கள்
ஒப்புதல்கள் இறுதியில் ஒரு ஆவணத் தடையாக மாறும் போது அல்லது ஆவணங்கள் கையொப்பம் அல்லது ஒப்புதலுக்காக அனுப்பப்பட வேண்டியிருக்கும் போது, பணிப்பாய்வுகள் மரபு அணுகுமுறைகளுக்குத் திரும்பலாம். கோப்புகள் பதிவிறக்கம் செய்யப்பட்டு, அச்சிடப்பட்டு, கையொப்பமிடப்பட்டு, ஸ்கேன் செய்யப்பட்டு, மீண்டும் பதிவேற்றப்படும்.
இந்த கூடுதல் படிகள் திட்டப்பணிகளைக் குறைத்து உராய்வை உருவாக்குகின்றன.
பாதுகாப்பு மற்றும் அணுகல் சிக்கல்கள்
தொலைநிலைப் பணியானது, பாதுகாப்பற்ற தனிப்பட்ட கணினிகளில் அவற்றைச் சேமித்து வைப்பது, பாதுகாப்பற்ற நெட்வொர்க்குகள் வழியாக அனுப்புவது அல்லது அங்கீகரிக்கப்படாத பணியாளர்களுடன் பகிர்வது போன்ற பாதுகாப்பு அபாயங்களுக்கு முக்கியமான ஆவணங்களை அதிக அளவில் வெளிப்படுத்துகிறது.
தொலைநிலை ஆவணங்களுடன் தொடர்புடைய சவால்களில் ஒன்று, அணுகல்தன்மையை பாதுகாப்போடு சமநிலைப்படுத்துவதாகும்.
தொலைநிலை ஆவண மேலாண்மை சிறந்த நடைமுறைகள்
நல்ல செய்தி என்னவென்றால், பெரும்பாலான ஆவண மேலாண்மை சிக்கல்களை சில கட்டமைப்பு மாற்றங்களைச் செய்வதன் மூலம் தீர்க்க முடியும்.
மையப்படுத்தப்பட்ட கிளவுட் ஸ்டோரேஜ்
தொலைநிலைக் குழுக்களுக்கு, மின்னஞ்சல் இன்பாக்ஸ்கள் மற்றும் தனிப்பட்ட சாதனங்களில் பிரிக்கப்படுவதற்குப் பதிலாக, ஆவணங்கள் ஒரே இடத்தில் சேமிக்கப்பட்டு அணுகக்கூடியவை என்பதை உண்மையின் ஒற்றை ஆதாரம் குறிக்கும்.
இது ஒத்துழைக்கும்போது நிறைய குழப்பங்களைக் குறைக்கிறது அல்லது நீக்குகிறது.
தருக்க பெயரிடுதல் மற்றும் பதிப்பு அமைப்புகள்
கோப்பு பெயரிடும் திட்டத்தை வைத்திருப்பது ஆவணத்தின் மிகச் சமீபத்திய பதிப்பைக் கண்டறிய உதவும். ஒரு எளிய திட்டமானது திட்டத்தின் பெயர், ஆவண வகை, பதிப்பு மற்றும் தேதி ஆகியவற்றைக் கொண்டிருக்கும். இந்த சிறிய பழக்கம் பெரும்பாலான பணிப்பாய்வு சிக்கல்களை கவனித்துக்கொள்கிறது.
தானியங்கி ஒப்புதல் பணிப்பாய்வுகள்
இந்த பயன்பாடுகளில் சில, முந்தைய படி முடிந்ததும், ஆவணங்களை தானாக அடுத்த மதிப்பாய்வாளருக்கு அனுப்புவதற்கான பணிப்பாய்வு செயல்பாட்டைக் கொண்டுள்ளன, குழு உறுப்பினர்களுக்கு ஆவணங்களை கைமுறையாக மின்னஞ்சல் அனுப்புவதற்குப் பதிலாக, அவர்கள் ஆவணங்களை மதிப்பாய்வு செய்து அங்கீகரிக்கும்போது, எடுத்துக்கொள்ளும் நேரத்தைக் குறைத்து, ஒப்புதலுக்கான சிறந்த ஆவணங்களை வழங்குகின்றன.
சிக்கலான மென்பொருள் இல்லாமல் வேகமாக கையொப்பமிடுதல்
நவீன மின் கையொப்ப சேவைகள் உங்கள் இணைய உலாவியில் ஆன்லைனில் PDF இல் கையொப்பமிட அனுமதிக்கின்றன. உங்கள் PDF ஐப் பதிவேற்றி, கையொப்பத்தைச் சேர்த்து, கையொப்பமிடப்பட்ட ஆவணத்தை சில நொடிகளில் பதிவிறக்கவும். டெஸ்க்டாப் மற்றும் மொபைல் இரண்டிலும் இந்த செயல்முறை செயல்படுவதால், ஒப்பந்தங்களை எங்கிருந்தும் முடிக்க முடியும்.
ரிமோட் ஆவணத்தில் கையொப்பமிடுவதை எளிதாக்குங்கள்
கையொப்பமிடுவது பெரும்பாலும் பணிப்பாய்வுக்கான கடைசிப் படியாக இருப்பதால், அதை விரைவாகச் செய்து தொலைதூர இடங்களில் கிடைக்க வேண்டும். டிஜிட்டல் கையொப்பங்கள் ஒரு சட்டப் பதிவை உருவாக்க காகிதம், அச்சிடுதல், ஸ்கேன் செய்தல் மற்றும் கையால் எழுதப்பட்ட கையொப்பங்கள் தேவையில்லாமல், தொலைதூரத்தில் ஒப்பந்தங்களைச் செயல்படுத்துவதற்கான நடைமுறை முறையாக மாறிவிட்டன.
ஃப்ரீலான்ஸர்கள் மற்றும் விநியோகிக்கப்பட்ட குழுக்களுக்கு, ஒரு திட்டம் எவ்வளவு விரைவாக தொடங்குகிறது என்பதில் இது உண்மையான மாற்றத்தை ஏற்படுத்தும்.
விநியோகிக்கப்பட்ட பணிக்கான ஆவண நிர்வாகத்தின் எதிர்காலம்
ரிமோட் வேலையின் வளர்ந்து வரும் போக்கு ஆவண மேலாண்மை மென்பொருளை பாதிக்கும், இது ஏற்கனவே வகைப்படுத்தல், தகவல் பிரித்தெடுத்தல் மற்றும் விடுபட்ட ஒப்புதல்களுக்கு ஆட்டோமேஷன் கருவிகளைப் பயன்படுத்துகிறது. ஆவணச் சுருக்கம் மற்றும் ஒப்பந்த மதிப்பாய்வு ஆகியவற்றுக்கு செயற்கை நுண்ணறிவு பயன்படுத்தப்படலாம்.
அதே நேரத்தில், மொபைல் சாதனங்கள் மறுபரிசீலனை செய்வதற்கும் கையொப்பமிடுவதற்கும் முதன்மையான இடைமுகமாக மாறி வருகின்றன, மேலும் இந்த சந்தை யதார்த்தங்களுக்கு ஏற்ப நிறுவனங்கள் தங்கள் இலக்குகளை மிகவும் திறமையாகவும் குறைவான சாலைத் தடைகளுடன் அடையும்.
தொலைநிலை பணிக்கு சிறந்த ஆவண அமைப்புகள் தேவை
தொலைநிலை வேலை ஆவண செயல்முறைகளை அகற்றாது; அது அவர்களின் முக்கியத்துவத்தை அதிகரிக்கிறது. ஃப்ரீலான்ஸர்கள், தொழில்முனைவோர் மற்றும் விநியோகிக்கப்பட்ட குழுக்கள் இணைந்து வெற்றிகரமாக வேலை செய்ய எழுதப்பட்ட ஆவணங்களை நம்பியுள்ளன.
ஆவணங்களைக் கண்டுபிடிப்பது எளிதாகவும், மதிப்பாய்வு செய்ய எளிதாகவும், கையொப்பமிட எளிதாகவும் இருக்கும் போது, வேலை முடிந்தது. ஒரே அலுவலகத்தில் குழுக்கள் அரிதாகவே இருக்கும் உலகில் நல்ல ஆவண மேலாண்மை முக்கியமானது. இது உற்பத்தி தொலைதூர ஒத்துழைப்புக்கான அடித்தளத்தை வழங்குகிறது.
உரையாடலைத் தொடருங்கள்…
எங்களில் 10,000 க்கும் மேற்பட்டவர்கள் எங்கள் இலவச Facebook குழுவில் தினசரி உரையாடல்களை மேற்கொள்கிறோம், உங்களை அங்கு பார்க்க விரும்புகிறோம். எங்களுடன் சேருங்கள்!
Discover more from Think Daily
Subscribe to get the latest posts sent to your email.
